Как организовать контроль работы сотрудников

Поскольку домашний офис стал новой нормой, многие работодатели начали задумываться об эффективности работы сотрудников. Самый очевидный способ получить ответ на этот вопрос - установить систему контроля сотрудников, и отдельные компании пытаются понять, стоит ли делать это. Для большинства ответ, скорее всего, отрицательный - контроль может подорвать доверие, снизить удовлетворенность работой и создать стрессовую ситуацию. Надо, однако, понимать, что функционал современных систем мониторинга действий сотрудников сегодня может оказаться полезным не только службам безопасности, но и руководителям проектов и даже HR.

Для компаний, решивших сделать этот шаг, возникает проблема не только правильно подобранного решения, но и правильной политики контроля. Вопросу подбора решения посвящено большое количество статей, аналитических отчетов, выступлений. С правильной политикой контроля дело сложнее - если сотрудники не согласны с мониторингом их действий, то это может привести к непроизвольному снижению производительности, активному поиску средств обмана таких систем и даже массовым увольнениям, и т.д.

В мае прошлого года в издании Harvard Business Review была опубликована статья под названием «How to monitor your employees while respecting their privacy», «Как контролировать сотрудников с уважением к их частной жизни», в которой автор, признанный эксперт в области вопросов этики, дает рекомендации, как сделать внедрение системы мониторинга персонала менее болезненным:

 1) тщательно определить отслеживаемые метрики с участием всех заинтересованных сторон;

2) быть прозрачными для своих сотрудников в отношении того, что и зачем вы отслеживаете;

3) предлагать как пряники, так и кнуты;

4) принять тот факт, что очень хорошие сотрудники не всегда могут работать хорошо весь трудовой день;

5) обеспечить одинаковый мониторинг для всех сотрудников;

6) снижать объем мониторинга, когда и где это возможно.

Статья была опубликована во время всеобщего локдауна, однако предлагаемые рекомендации не потеряли своей актуальности. Ниже предлагается адаптированный перевод статьи на русский язык. С оригиналом статьи можно познакомиться по ссылке.

Как контролировать сотрудников с уважением к их частной жизни

 

Рейд Блэкмен

28.05.2020

 

Еще до того, как Covid-19 отправил беспрецедентное количество людей работать удаленно, работодатели наращивали усилия по мониторингу продуктивности сотрудников. Отчет Gartner за 2018 год показал, что из 239 крупных корпораций 50% отслеживали содержание электронной почты и учетных записей в социальных сетях сотрудников, а также то, с кем они встречаются и как используют свое рабочее пространство. Год спустя опрос руководителей высшего звена, проведенный компанией Accenture, показал, что 62% их организаций используют новые инструменты для сбора данных о своих сотрудниках.

Эти статистические данные были собраны до пандемии коронавируса, которая сделала удаленную работу необходимостью для тысяч компаний. Поскольку этот переход произошел так быстро, работодатели задаются вопросом, какой объем работ выполняется на самом деле. Страх потери производительности, смешивающийся с ужасом перед значительным снижением доходов, побудил многих руководителей активизировать усилия по мониторингу сотрудников.

В цифровых инструментах для мониторинга сотрудников или, как говорят защитники конфиденциальности "корпоративного наблюдения", недостатка нет. Многочисленные сервисы позволяют осуществлять скрытый мониторинг, прямую видеотрансляцию, отслеживание клавиатуры, оптическое распознавание символов, запись нажатий клавиш или отслеживание местоположения. Одна из таких компаний, Hubstaff, реализует случайный захват экрана, который можно настроить для каждого человека и установить, чтобы он сообщал об этом "один, два или три раза в 10 минут", по желанию руководства. Другая компания, Teramind, фиксирует всю активность клавиатуры и записывает "всю информацию в всесторонние журналы, которые могут быть использованы для анализа поведения пользователей».

Однако, несмотря на легкодоступность вариантов, мониторинг сопряжен с реальным риском для компаний, которые его применяют. Наблюдение угрожает подорвать доверие между работодателями и сотрудниками. Компания Accenture выяснила, что 52% сотрудников считают, что неправильное обращение с данными подрывает доверие, и только 30% опрошенных руководителей высшего звена выразили "уверенность" в том, что данные всегда будут использоваться ответственно. Сотрудники, которые теперь подвергаются новому уровню наблюдения, сообщают, что испытывают "невероятный стресс" из-за постоянного контроля, а также боятся высказать свое мнение, а это прямой путь не только к недовольству, но и выгорания, что, как ни парадоксально, снижает производительность. Хуже того, мониторинг может вызвать обратную реакцию: в октябре 2019 года сотрудники Google публично рассказали о шпионских инструментах, якобы созданных для подавления внутреннего инакомыслия.

Как бы ни был велик соблазн внедрить мониторинг для гарантии производительности, он также резко контрастирует с последними тенденциями в корпоративном мире. Многие организации взяли на себя обязательство содействовать улучшению микроклимата, уделяя особое внимание многообразию и инклюзивности. И для этого есть не только веские этические причины для того, здоровый микроклимат сильно способствует достижению конечного результата. Глобальный опрос Deloitte Global Millennial Survey в 2019 году показал, что 55% миллениалов планируют уйти от работодателей, для которых прибыль важнее людей. Удержание специалистов, которое должно быть приоритетом для всех компаний, учитывая большие расходы на привлечение и адаптацию новых сотрудников, становится трудным и дорогостоящим для компаний, которые не поддерживают эти ценности. Учитывая риск отчуждения сотрудников, а также возможность ошибок и неправильного применения этих инструментов, вполне вероятно, что для многих игра не стоит свеч.

Тем не менее, некоторые компании все равно сочтут, что стоит пойти на компромисс. Обоснованный страх перед крахом экономики побуждает работодателей контролировать своих сотрудников, чтобы убедиться в их продуктивности и эффективности. Более того, они могут даже преследовать этически достойные цели, например, здоровье своих сотрудников и благополучие страны в целом. Более того, если инструменты используются с целью выявления сотрудников, нуждающихся в дополнительной помощи, подробнее об этом ниже, - это может стать еще одной причиной для мониторинга. Но если ваша компания пришла к выводу, что ей необходимо следить за сотрудниками (по какой бы причине это ни происходило), важно делать это с максимальным уважением к ним.

Вот шесть рекомендаций о том, как найти компромисс между контролем сотрудников и уважением к их частной жизни.

1. Тщательно выбирайте показатели c участием всех заинтересованных сторон.

Многим действиям сотрудников можно дать количественную характеристику, и системы контроля персонала выдают большой набор числовых показателей. Это приводит как к избыточному наблюдению, так и к неверным решениям. Часть информации в действительности не имеет никакого отношения к производительности, эффективности и доходам в вашем случае. Если вы настаиваете на наблюдении за сотрудниками, убедитесь, что вы отслеживаете только актуальные и необходимые данные.  Например, простой мониторинг количества написанных или прочитанных электронных писем не является надежным показателем продуктивности.

Если вы хотите получить правильные показатели, то привлеките к процессу определения этих показателей все заинтересованные стороны, начиная с руководителей, HR-менеджеров и заканчивая теми, за кем, собственно, ведется наблюдение. Что касается вовлечения сотрудников, то особенно важно охватить как опытных, так и новых сотрудников. Организуйте обсуждение показателей так, чтобы они могли высказать свое мнение, не опасаясь репрессий. Например, сотрудники могут вести дискуссию с руководителем, но желательно, чтобы это был не их непосредственный начальник, который имеет право уволить или повысить их в должности.

2. Будьте прозрачны для своих сотрудников в том, что вы отслеживаете и почему.

Неотъемлемой частью уважения к человеку является то, что вы уделяете время открытому и честному общению с ним. Расскажите своим сотрудникам о том, что вы отслеживаете и почему. Дайте им возможность высказать свое мнение. Поделитесь с ними результатами мониторинга и, что особенно важно, обеспечьте систему, с помощью которой они смогут обжаловать решения о своей карьере, принятые под влиянием собранных данных.

Прозрачность способствует принятию изменений сотрудниками. Компания Gartner обнаружила, что только 30% сотрудников спокойно относятся к тому, что работодатель следит за их электронной почтой. Но в том же исследовании, когда работодатель сообщал, что будет осуществлять мониторинг, и объяснял причины этого, более 50% работников заявили, что они не против.

3. Предлагайте как пряники, так и кнуты.

Программное обеспечение для мониторинга или контроля предполагает присутствие наблюдателей, которые настроены на комплаенс и отчеты. Например, в авторитарных компаниях наблюдение ассоциируется с угрозами штрафов и другими наказаниями.  Но вам не нужно использовать мониторинг как метод давления на персонал. Лучше думать о нем как об инструменте, с помощью которого вы можете понять, как помочь своим сотрудникам быть более продуктивными или вознаградить их за усердие. Это означает, что нужно подумать о том, какие виды пряников можно использовать для мотивации персонала при повышении соответствующих показателей, а не только о кнутах для борьбы с неэффективностью.

4. Примите тот факт, что даже очень хорошие работники не всегда смогут все время выполнять работу отлично - особенно в нынешних обстоятельствах.

Мы находимся в уникальной ситуации, и было бы неправильно - как с этической, так и с практической точки зрения - принимать решения о том, кто является, а кто не является хорошим работником или тружеником, основываясь на результатах работы в этих условиях. Некоторые очень трудолюбивые и талантливые сотрудники могли быть перегружены работой, например, из-за дистанционного обучения детей. Это были те люди, которых вы хотели бы сохранить, потому что в долгосрочной перспективе они приносят огромную пользу. Убедитесь, что ваши руководители находят время, чтобы поговорить со своими подчиненными, когда показатели не соответствуют вашим ожиданиям. И опять же, этот разговор должен отражать понимание ситуации сотрудника и фокусироваться на творческих решениях, а не на угрозах.

5. Контролируйте свои собственные системы, чтобы убедиться в справедливом отношении к сотрудникам.

При мониторинге сотрудников важно, чтобы самые младшие сотрудники не подвергались наблюдению в большей степени, чем их руководители, или, по крайней мере, не в такой степени, которая налагает на них особое бремя. Например, будет особенно неприятно, если начинающие специалисты будут получать один уровень наблюдения, скажем, анализ настроения или ведения журнала использования клавиатуры, а чуть более опытные коллеги - нет. Политика, в которой говорится: "Так мы следим за всеми сотрудниками", вызывает меньше этических вопросов, а как следствие - отторжения, чем политика, в которой говорится: "Так мы следим за большинством сотрудников, за исключением самых младших, за которыми ведется гораздо более пристальное наблюдение".

6. Снижайте контроль, когда и где это возможно.

Стремление к мониторингу сотрудников понятно, особенно в наше время. Но когда люди возвращаются в свои офисы - и даже когда некоторые продолжают работать из дома - ищите, как можно ослабить контроль, если дела идут хорошо. Это вызывает доверие у сотрудников, а также исправляет тенденцию к получению большего контроля, чем необходимо в менее суровых условиях.

В конце концов, ваши сотрудники - это ваши самые ценные активы. Они обладают знаниями и навыками, которых нет у других. Вы вложили в них время и деньги, и их очень дорого заменить. Отношение к ним с уважением - это не только то, чего они заслуживают, но и решающее условие для удержания компании. Если ваша компания решает использовать системы контроля сотрудников, то следует напоминать себе, что это делается не для наказания, а для помощи им.

Традиционно целью мониторинга действий пользователей (User Activity Monitoring, UAM) являлась защита информации при обеспечении доступности и соблюдении норм конфиденциальности и безопасности данных. Современные UAM - это уже не инструмент контроля. Они используются для управления проектами, автоматизации работы HR и даже базового управления доступом сторонних вендоров к системам компании.

Если вы задумываетесь о внедрении системы мониторинга персонала и вам нужна помощь в выборе подходящего решения, можете связаться с нашим экспертом по UAM-решениям info@web-control.ru

© Данная публикация защищена законодательством РФ об авторских и смежных правах. Распространение разрешается при условии указания ссылки на источник и автора.